A. Kebijakan.
Kebijakan
adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala FKTP yang merupakan
garis besar yang bersifat mengikat dan
wajib dilaksanakan oleh: penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun
pedoman/panduan dan standar prosedur operasional (SPO) yang memberikan
kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas/Klinik/Praktik Mandiri.
Penyusunan
Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan perundangan,
baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah,
Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang
berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam
Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Peraturan/Surat
Keputusan Kepala FKTP
dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan
lampiran dari peraturan/keputusan.
Format
Peraturan/ surat keputusan dapat disusun sebagai berikut:
1.
Pembukaan:
a. Judul
: Surat Keputusan Kepala …………….…
b. Nomor:
ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di FKTP,
c. Jabatan
pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis
dengan huruf kapital,
d. Konsideran,
meliputi:
1)
Menimbang: memuat uraian singkat tentang
pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
keputusan. Huruf awal kata menimbang
ditulis dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan
diletakkan di bagian kiri, konsideran
menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai
dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil;
2)
Mengingat: memuat dasar kewenangan dan
peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Perturan perundangnan yang menjadi dasar
hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di bagian kiri
tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang berupa peraturan
perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan
nomor dengan huruf angka 1, 2, dst.
2. Diktum:
a.
Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di
tengah, seluruhnya dengan huruf capital, serta diletakkan di tengah margin;
b.
Diktum Menetapkan dicantumkan setelah
kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat,
huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan
tanda baca titik dua ( : );
c.
Nama keputusan sesuai dengan judul
(kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda
baca titik ( . ).
3. Batang Tubuh.
a.
Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam
dictum-diktum, misalnya:
KESATU :
KEDUA :
dst
b.
Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan,
pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c.
Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada
halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
peraturan/keputusan.
d. Kaki:
Kaki peraturan/keputusan merupakan
bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penerapan
peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat
dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap
pejabat yang menanda tangani.
e. Penandatanganan:
Peraturan/Keputusan
Kepala FKTP
ditandatangani oleh Kepala FKTP,
dituliskan nama tanpa gelar.
f. Lampiran peraturan/keputusan:
1). Halaman pertama harus dicantumkan
judul dan nomor peraturan/keputusan
2). Halam terakhir harus ditanda tangani
oleh Kepala FKTP.
Catatan: Untuk Peraturan pada Batang
Tubuh tidak ditulis dalam diktum tetapi dalam Bab-bab dan Pasal-pasal.
B. Manual Mutu,
Manual Mutu adalah: dokumen yang
memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem
manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh
organisasi, yang meliputi:
1. Pendahuluan,
yang berisi:
a. Latar
belakang
b. Ruang
Lingkup (proses bisnis)
c. Tujuan
d. Pengendalian
dokumen
2. Landasan
hokum (peraturan/dokumen yang menjadi acuan)
3. Istilah
dan definisi
4. Sistem
Manajemen Mutu:
a. Persyaratan
umum
b. Pengendalian
dokumen
c. Pengendalian
rekaman
5. Tanggung
jawab manajemen:
a. Komitmen
manajemen
b. Fokus
pada pelanggan
c. Kebijakan
mutu
d. Perencanaan
Sistem Manajemen Mutu
e. Tanggung
jawab, wewenang dan komunikasi
f. Wakil
manajemen mutu
g. Komunikasi
internal
6. Tinjauan
Manajemen:
a. Umum
b. Masukan
tinjauan
c. Luaran
tinjauan
7. Manajemen
sumber daya:
a. Penyediaan
sumber daya
b. Manajemen
sumber daya manusia
c. Infrastruktur
d. Lingkungan
kerja
8. Penyelenggaraan
pelayanan:
1) Pelayanan
Upaya Kesehatan Masyarkat Puskesmas:
a) Perencanaan
Upaya Kesehatan Masyarakat
b) Proses
yang berhubungan dengan sasaran:
·
Penetapan persyaratan sasaran
·
Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
·
Komunikasi dengan sasaran
c) Pembelian
(jika ada)
d) Penyelenggaraan
upaya:
·
Pengendalian proses penyelenggaraan
upaya
·
Validasi proses penyelenggaraan upaya
·
Identifikasi dan mampu telusur
·
Hak dan kewajiban sasaran
·
Pemeliharaan barang milik pelanggan
(jika ada)
·
Manajemen risiko dan keselamatan
e) Pengukuran,
analisis, dan penyempurnaan:
·
Umum
·
Pemantauan dan pengukuran:
ü Kepuasan
pelanggan
ü Audit
internal
ü Pemantauan
dan pengukuran proses
ü Pemantauan
dan pengukuran hasil layanan
·
Pengendalian jika ada hasil yang tidak
sesuai
·
Analisis data
·
Peningkatan berkelanjutan
·
Tindakan korektif
·
Tindakan preventif
2) Pelayanan
klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan) :
a) Perencanaan
Pelayanan Klinis
b) Proses
yang berhubungan dengan pelanggan
c) Pembelian/pengadaan
barang terkait dengan pelayanan klinis:
·
Proses pembelian
·
Verifikasi barang yang dibeli
·
Kontrak dengan pihak ketiga
d) Penyelenggaraan
pelayanan klinis:
·
Pengendalian proses pelayanan klinis
·
Validasi proses pelayanan
·
Identifikasi dan ketelusuran
·
Hak dan kewajiban pasien
· Pemeliharaan
barang milik pelanggan (spesiemen, rekam medis, dsb)
· Manajemen
risiko dan keselamatan pasien
9. Pengukuran,
analisis, dan penyempurnaan:
·
Umum
·
Pemantauan dan pengukuran:
ü Kepuasan
pelanggan
ü Audit
internal
ü Pemantauan
dan pengukuran proses
ü Pemantauan
dan pengukuran hasil layanan
·
Pengendalian jika ada hasil yang tidak
sesuai
·
Analisis data
·
Peningkatan berkelanjutan
·
Tindakan korektif
·
Tindakan preventif
10. Penutup
Lampiran
(jika ada)
C.
Rencana
Lima Tahunan Puskesmas
1. Pendahuluan
Sejalan dengan rencana stratejik Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan
dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang
ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Rencana lima tahunan tersebut harus
sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi Puskesmas bedasarkan pada
analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk
meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal.
Dalam menyusun rencana lima tahunan,
Kepala Puskesmas bersama seluruh jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas
melakukan analisis situasi yang meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari
factor-faktor yang menjadi pendorong maupun penghambat kinerja, sehingga dapat
menyusun program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana
anggaran.
2. Sistematika
Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas.
Sistematika Rencana kinerja lima tahunan
Puskesmas dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut:
Bab I. Pendahuluan
A. Keadaan
Umum Puskesmas
B. Tujuan
penyusunan rencana lima tahunan
C. Indikator
dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas
Bab
II. Analisis Kinerja
A. Pencapaian
Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas
B. Analisis
Kinerja: menganalisis factor pendukung dan penghambat pencapaian kinerja
Bab
III. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun
A. Program
Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan dilakukan yang
meliputi antara lain:
1. Program
Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya:
pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar, workshop, dsb
2. Program
Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya:
pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb
3. Program
Kerja Pengembangan Manajemen, dan seterusnya,.
B. Rencana
anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap program kerja dan
kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar
Bab IV. Penutup.
Lampiran :
matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas/ Klinik,
3. Langkah-langkah
Penyusunan Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas/ Klinik:
Adapun tahapan penyusunan rencana lima
tahunan Puskesmas/ Klinik adalah sebagai berikut:
a. Membentuk
tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari Kepala Puskesmas
bersama dengan penanggung jawab upaya Puskesmas dan Pelayanan Klinis.
b. Tim
mempelajari rencana stratejik Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, target kinerja
lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas
c. Tim
mengumpulkan data pencapaian kinerja
d. Tim
melakukan analisis kinerja
e. Tim
menyusun pentahapan pencapaian indicator kinerja untuk tiap upaya
Puskesmas dengan penjabaran pencapaian
untuk tiap tahun
f. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang
akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap-tiap indicator kinerja
g. Tim
menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh Kepala
Puskesmas
h. Sosialisasi
rencana pada seluruh jajaran puskesmas
4. Matriks
Rencana Kinerja Lima Tahunan (lihat form excel)
Panduan dalam mengisi matriks rencana
kinerja lima tahunan:
a. Nomor
: diisi dengan nomor urut
b. Pelayanan/Upaya
Puskesmas: diisi dengan
Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan), dan Upaya Kesehatan Masyarakat
yang dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya
PKM, dan seterusnya,
c. Indikator:
diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja
Upaya/Pelayanan
d. Standar
: diisi dengan standar kinerja untuk tiap indicator
e. Pencapaian
: diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir
f. Target pencapaian: diisi dengan target-target
yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan
g. Program
Kerja : diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target
pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya program kerja
pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program kerja pengembangan
SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb
h. Kegiatan:
merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan, misalnya untuk
program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan
sebagainya.
i. Volume : diisi dengan volume kegiatan yang
direncanakan untuk tiap tahapan tahunan
j.
Harga Satuan: harga satuan untuk tiap
kegiatan,
k. Perkiraan
Biaya : diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.
5. Penutup.
Panduan ini disusun dengan harapan akan
membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang
kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan
dan Rencana Pencapaian Kegiatan.
Lampiran:
Lampiran 1.
Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas
D.
Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan.
Perencanaan
adalah: suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi
permasalahan dalam rangka mencapai tujuan
yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.
Perencanaan
Tingkat Puskesmas (PTP) diartikan sebagai proses penyusunan rencana kegiatan
Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk
mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah
kerjanya.
Perencanaan
Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang dilakukan di Puskesmas
baik wajib, pengembangan maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas
sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah, baik
pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana lainnya.
1. Mekanisme
Perencanan Tingkat Puskesmas.
Langkah
pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah: menyusun
usulan kegiatan yang meliputi usulan
mencakup semua kegiatan semua upaya
Puskesmas, maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas.
Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang
berlaku, baik secara global, nasional maupun daerah sesuai dengan hasil kajian
data dan informasi yang tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu
mempertimbangkan masukan dari masyarakat
melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas. Rencana Usulan
Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan
operasional Puskesmas. RUK yang disusun merupakan RUK tahun mendatang (H+1). RUK dibahas di Dinas Kesehatan
Kabupaten/ Kota selanjutnya terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/
Kota akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan
politis. Secara rinci RUK dijabarkan kedalam rencana pelaksanaan kegiatan
(RPK).
Setelah
menapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melalui Dinas
Kesehatan Kabupaten/ Kota maka disusun secara rinci rencana pelaksanaan
kegiatan dengan menyesesuaikan anggaran yang telah turun.
2. Tahap
penyusunan RUK.
a. Tahap
persiapan.
Tahap
ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses penyusunan RUK agar
memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap- tahap
perencanaan.
b. Tahap
analisis situasi.
Tahap
ini dimkasudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan
yang dihadapi Puskesmas melalui proses
analisis terhadap data yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala
Puskesmas. Data- data tersebut mencakup data umum, data khusun (hasil penilaian
kinerja Puskesmas.
3. Tahap
penyusunan RUK.
Penyusunan
RUK memperhatikan hal- hal untuk mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai
pada periode sebelmnya dan memperhatikan program/ upaya yang masih bermasalah,
menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan
diwilayan tersebut dan kemampuan Puskesmas.
Penyusunan
RUK terdiri dua tahap, yaitu:
a. Analisis
Masalah dan Kebutuhan Masyarakat.
Analisis
masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui kesepakatan tim penyusun dan
lintas sektoral Puskesmas melalui:
1) Identifikasi
masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan, melalui analisis
kesehatan masyarakat (community health analysis)
2) Menetapkan
urutan prioritas masalah,
3) Merumuskan
masalah,
4) Mencari
akar penyebab, dapat mepergunakan diagram sebab akibat, pohon masalah, curah
pendapat, dan alat lain yang dapat
digunakan.
b. Penyusunan
RUK.
Penyusunan
RUK meliputi upaya kesehatan upaya wajib, pengembangan dan upaya khusus
setempat yang meliputi:
1) Kegiatan
tahun yang akan datang,
2) Kebutuhan
sumber daya,
3) Rekapitulasi
rencana usulan kegiatan.
4. Penyusunan
Rencana Pelaksanaan Kegiatan.
Rencana
Pelaksanaan Kegiatan baik upaya kesehatan wajib, pengembangan maupun khusus
setempat dan rencana inovasi secara bersama-sama, terpadu dan terintegrasi,
dengan langkah-langkah:
a. Mempelajarai alokasi kegiatan,
b. Membandingkan
alokasi kegiatan yang disutujui dengan RUK,
c. Menyusun
rancangan awal secara rinci,
d. Mengadakan
lokakarya mini,
e. Membuat
Rencana Pelaksanaan Kegiatan.
Proses
penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas dengan menggunakan format- format
sesuai dengan Pedomanan Perencanaan Tingkat Puskesmas yang dikeluarkan
Kementrian Kesehatan Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat, tahun 2006.
Adapun format-format untuk dilihat didalam lampiran buku panduan penyusunan
dokumen ini.
C. Pedoman/ Panduan
Pedoman/
panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan
dan melaksanakan kegiatan.
Panduan
adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman
mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan.
Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan
baik dan benar melalui penerapan SPO.
Mengingat
sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka Puskesmenyusun/membuat
sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan.
Beberapa
hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu :
1. Setiap
pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala
Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut.
2. Peraturan
Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas.
3. Setiap
pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali.
4. Bila
Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu kegiatan/
pelayanan tertentu, maka Puskesmasdalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu
pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan.
5. Format
baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut :
a. Format
Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB
I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas
BAB III Visi,
Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV Struktur
Organisasi Puskesmas
BAB V Struktur
Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian
Jabatan
BAB VII Tata
Hubungan Kerja
BAB VIII Pola
Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan
Orientasi
BAB X Pertemuan/
Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan
Harian
2. Laporan
Bulanan
3. Laporan
Tahunan
b.
Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
B. Tujuan
Pedoman
C. Ruang
Lingkup Pelayanan
D. Batasan
Operasional
E. Landasan
Hukum
BAB
II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi
Sumber Daya Manusia
B. Distribusi
Ketenagaan
C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)
BAB
III STANDAR FASILITAS
A. Denah
Ruang
B. Standar
Fasilitas
BAB
IV TATALAKSANA PELAYANAN
BAB
V LOGISTIK
BAB
VI KESELAMATAN PASIEN
BAB
VII KESELAMATAN KERJA
BAB
VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB
IX PENUTUP
c.
Format Panduan Pelayanan Puskesmas
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATALAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
Sistematika
panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi panduan.
Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada
di Puskesmas yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen
penilaian.
Bagi
Puskesmas yang telah menggunakan e-file
tetap harus mempunyai hardcopy
pedoman/panduan yang dikelola oleh tim akreditasi Puskesmas atau bagian Tata
Usaha Puskesmas.
D. Penyusunan kerangka acuan program/kegiatan.
Kerangka
acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oeh Puskesmas,
misalnya: program pengembangan SDM, program peningkatan mutu Puskesmas dan
Keselamatan Pasien, Program pencegahan bencana, Program pencegahan kebakaran,
Program Imunisasi, dsb. Dalam menyusun
kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan
dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan
atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan
program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap
kegiatan yang akan dilakukan. Dalam
kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar
tujuan tercapai, dengan penjadualan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.
1.
Sistematika/ Format Kerangka Acuan
Program/Kegiatan
Sistematika atau format kerangka acuan
Program/Kegiatan adalah sebagai berikut :
a. Pendahuluan
b. Latar belakang
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
e. Cara melaksanakan kegiatan
f. Sasaran
g. Jadwal pelaksanaan kegiatan
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Jika
diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana
pembiayaan dan anggaran
Petunjuk Penulisan
a.
Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih
terkait dengan upaya/ kegiatan
b.
Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c.
Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara
rinci
d.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang
harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu
antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
e.
Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok
dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim,
melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain
f.
Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan .
Sasaran Program/kegiatan
menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan
tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
1)
Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara
pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga
dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
2)
Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan
pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh
karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/
kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran
tersebut dilaksanakan.
3)
Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus
menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
4)
Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai.
Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan rawat inap sebesar
50%
5)
Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari
beberapa minggu sampai beberapa bulan
(sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah
dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai
dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas.
g.
Jadual pelaksanaan kegiatan
Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap
rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan
Gantt.
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap jadual yang direncanakan. Jadual tersebut akan
dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila
dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka
dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/kegiatan secara
keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap
kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang
melakukan.
Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi
pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi
yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat
laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada
siapa.
h.
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan
adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi
kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus
diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang di tulis
didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.
Format
kerangka acuan sesuai yang diterapkan di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota
masing- masing.
E. Standar Prosedur Operasional (SPO)
Istilah
prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya:
1.
Standard Operating Procedures
(SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008).
2. Instruksi
kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik
dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai
persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003).
Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama
dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu
bagian/unit/ profesi, sedangkan
prosedur adalah suatu proses yang
melibat lebih dari satu bagian/ unit/
profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan
yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat
ditelusur hasilnya.
3.
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan
untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini digunakan di
Undang-undang No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang
No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit,
Beberapa Istilah Prosedur yang sering
digunakan yaitu :
Ø Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap,
Ø Prosedur
untuk panduan Kerja (prosedur kerja, disingkat PK),
Ø Prosedur
untuk melakukan tindakan,
Ø Prosedur
Penatalaksanaan
Ø Petunjuk
pelaksanaan disingkat Juklak,
Ø Petunjuk
pelaksanaan secara tehnis, disingkat Juknis,
Ø Prosedur
untuk melakukan tindakan klinis: protokol klinis, Algoritma/Clinical Pathway
Walaupun
banyak istilah tentang pengertian prosedur agar tidak menjadikan salah tapsir
maka yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Puskesmas dan Fasilitas
Kesehatan Tingkat Pertama didalam buku panduan ini adalah “Standar Prosedur Operasional
(SPO)”. Sedangkan pengertian SPO adalah : Suatu perangkat instruksi/
langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin
tertentu.
a. Tujuan
Penyusunan SPO,
Agar
berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan
efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan
mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
b. Manfaat
SPO
c. Memenuhi
persyaratan standar pelayanan Puskesmas
d. Mendokumentasi
langkah-langkah kegiatan
e. Memastikan
staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
Contoh
:
SPO
Pemberian informasi, SPO Pemasangan infus, SPO Pemindahan pasien dari tempat
tidur ke kereta dorong,
f. Format
SPO.
1) Format
SPO dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada
lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Puskesmas ini diberlakukan,
2) Format
merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan
materi/ kolom misalnya, nama penyusun
SPO, unit yang memeriksa SPO. Untuk SPO tindakan agar memudahkan didalam
melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan
lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SPO.
Format
SPO sebagai berikut :
|
Logo
Nama Organisasi
|
Judul
SPO.
|
|||
|
SPO
|
No.
Dokumen :
|
Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas…
Nama. NIP.
|
||
|
No.
Revisi :
|
||||
|
Tanggal
Terbit :
|
||||
|
Halaman :
|
||||
|
|
||||
|
1. Pengertian
|
|
|||
|
2. Tujuan
|
|
|||
|
3. Kebijakan
|
|
|||
|
4. Referensi
|
|
|||
|
5.
Prosedur/ Langkah- langkah
|
|
|||
|
6. Unit
terkait
|
|
|||
·
Penjelasan :
Penulisan
SPO yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah : nama Puskesmas dan logo,
judul SPO, nomor dokumen, tanggal terbit
dan tandatangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan,
kebijakan, prosedur/ langkah- langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/
tabel.
g.
Petujuk Pengisian SPO
a. Logo yang dipakai adalah
logo Pemerintah kabupaten/kota, nama organisasi adalah nama Puskesmas, atau
logo dan nama dari Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
b. Kotak Heading : masing-masing
kotak (Puskesmas, judul SPO, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SPO, tanggal terbit,
ditetapkan Kepala Puskesmas ) diisi sebagai berikut :
·
Kotak Puskesmas/ Klinik diberi nama
Puskesmas dan Logo pemerintah daerah, atau logo dan nama Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama.
·
Judul SPO : diberi Judul /nama SPO
sesuai proses kerjanya
·
No. Dokumen: diisi sesuai dengan
ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas/FKTP yang bersangkutan, dibuat
sistematis agar ada keseragaman.
·
No. Revisi : diisi dengan status revisi,
dapat menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi
pertama diberi huruf B dan seterusnya.
Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor
0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.
·
Halaman : diisi nomor halaman dengan
mencantumkan juga total halaman untuk SPO tersebut. misalnya : halaman pertama
: 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
·
SPO diberi penamaan sesuai ketentuan
(istilah) yang digunakan Puskesmas/FKTP, misalnya : SPO, Prosedur, prosedur
tetap, petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya, namun didalam akreditasi
Puskesmas dan FKTP memakai istilah SPO.
·
Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya
atau tanggal diberlakukannya SPO tersebut
·
Ditetapkan Kepala Pusksmas/FKTP : diberi
tandatangan Kepala Puskesmas/FKTP dan nama jelasnya.
c.
Isi SPO
Isi dari SPO minimal adalah sebagai berikut:
1.
Pengertian : yang paling awal diisi
judul SPO adalah, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang
mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi
persepsi.
2.
Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan
SPO secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah
untuk ……”
3.
Kebijakan
: berisi
kebijakan Kepala Puskesmas/FKTP
yang menjadi dasar dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari
SPO tersebut, contoh untuk SPO imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No
005/2014 tentang Pelayanan Imunisasi.
4.
Referensi:
berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SPO, bisa berbentuk buku,
peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,
5.
Langkah-
langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
6.
Unit
terkait :
berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja
tersebut.
Dari keenam isi SPO sebagaimana
diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait,
dsb menyesuaikan dengan format SPO yang ditentukan oleh Pemerintah Daerah, yang
penting dalam satu organisasi menggunakan satu format yang seragam.
Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
Didalam
penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah- langkah
kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam
pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi
menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
d.
Tata Cara Pengelolaan SPO:
1)
Agar
ditetapkan siapa yang mengelola SPO,
2) Pengelola
SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO Puskesmas/Klinik,
3)
Pengelola SPO agar membuat tata cara
penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi
SPO
e.
Tata Cara Penyusunan SPO
Hal-hal yang
perlu diingat :
1)
Siapa yang harus menulis atau menyusun
SPO
2)
Bagaimana merencanakan dan mengembangkan
SPO
3)
Bagaimana SPO dapat dikenali
4)
Bagaimana memperkenalkan SPO kepada
pelaksana dan unit terkait
5)
Bagaimana pengendalian SPO: penomoran,
revisi yang keberapa, dan distribusi kepada siapa.
6) Syarat
penyusunan SPO :
· Identifikasi
kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah
memiliki SPO atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SPO masih
efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun
prosedurnya.
· Perlu
ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh
mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim
atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas/FKTP hanya untuk menanggapi
dan mengkoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen
terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit
kerja dalam penyusunan SPO.
· SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar
mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.
· Di
dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan,
dan mengapa.
· SPO
jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek harus jelas.
· SPO
harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal
pemakai.
· SPO
harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka
harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk
SPO profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti
perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan
memperhatikan aspek keselamatan pasien.
f. Proses
penyusunan SPO
1) SPO
disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan penyusunan dokumen
akreditasi Puskesmas/FKTP ini.
2) Penyusunan
SPO dapat dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi Puskesmas/FKTP dengan mekanisme sebagai berikut :
a) Pelaksana
atau unit kerja/ upaya menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait.
b) SPO
yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu/tim akreditasi,
c) Fungsi
tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas
didalam penyusunan SPO adalah :
(1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan
memperbaiki SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari
segi bahasa maupun penulisan,
(2) Mengkoordinir proses pembuatan SPO sehingga
tidak terjadi duplikasi SPO/tumpang tindih SPO antar unit,
(3) Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
(4) Penyusunan SPO dilakukan dengan
mengidentifikasi kebutuhan SPO. Untuk SPO
pelayanan dan SPO administrasi,
untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan
proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang
dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO klinis, identifikasi kebutuhan
dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja
tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO dapat diketahui berapa banyak dan
macam SPO yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO
dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada standar
akreditasi, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di
elemen penilaian adalah SOP minimal yang harus ada di Puskesmas/FKTP. Sedangkan identifikasi SPO dengan
menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO
secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut.
(5) Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian
yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang
dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan
langkah penting dari seluruh proses.
Setelah
dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing-masing kotak dan
dibuat alurnya.
(6) Semua
SPO harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas/ kepala Klinik,
(7) Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka
perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka
untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.
g.
Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan
penyusunan SPO
1) Ada
komitmen dari Kepala Puskesmas/FKTP yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas
dan sumber daya.
2) Adanya
fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO.
3)
Ada target waktu yaitu ada target dan
jadwal yang disusun dan disepakati
4)
Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan
penyusunan SPO.
5)
Tata cara penomoran SPO.
Penomoran
SPO maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan
ketentuan:
a)
Semua SPO harus diberi nomor,
b) Puskesmas/FKTP
agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SPO sesuai dengan tata
naskah yang dijadikan pedoman,
c) Pemberian
nomor mengikuti tata naskah Puskesmas/FKTP, atau ketentuan penomoran yang
khusus untuk SPO (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit).
Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.
6)
Kode-kode dapat dipergunakan untuk
pemberian nomor, seperti contoh sebagai berikut:
a) Kode
unit kerja : masing-masing unit kerja di Puskesmas/FKTP mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk
angka atau huruf. Sebagai contoh pada Program Bab VI, dengan VI/ SPO/KIA.KB,
dan lain sebagainya (namun tergantung didalam pedoman tata naskah yang berlaku,
b) Nomor
urut SPO adalah urutan nomor SPO di dalam unit kerja upaya Puskesmas/FKTP.
c) Satu
SPO dipergunakan oleh lebih dari satu
unit yang berbeda misalnya SPO rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait/unit pemakai SPO.
7)
Tata Cara Penyimpanan SPO
a)
Penyimpanan adalah bagaimana SPO
tersebut disimpan.
b) SPO
asli (master dokumen/ SPO yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar
disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas/FKTP atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP,
sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara
pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata nasakh. Penyimpanan SPO yang asli
harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila
diperlukan.
c) SPO
fotocopy disimpan di masing-masing
unit upaya Puskesmas/FKTP, dimana SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO
tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib
mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu
atau Bagian Tata Usaha
sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja.
Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata
Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy SPO yang tidak berlaku tersebut,
namun untuk SPO yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai
ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas/FKTP.
d) SPO
di unit upaya Puskesmas/FKTP harus
diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh
pelaksana.
8)
Tata Cara Pendistribusian SPO
a) Distribusi
adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO
kepada unit upaya atau pelaksana
yang memerlukan SPO tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam
melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP sesuai pedoman
tata naskah.
b) Distribusi
harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
c) Distribusi
SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit
kerja lainnya.
d) Bagi
Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file
maka distribusi SPO bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan
otorisasi disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas
kewenangan dalam membuka SPO.
9)
Evaluasi SPO.
Evaluasi
SPO dilakukan terhadap isi maupun penerapan SPO.
a)
Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SPO
dapat dilakukan dengan meniai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SPO.
Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list
§ Daftar
tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten,
diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan,
dan diberi tanda (check-mark).
§ Daftar
tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi
suatu proses pelayanan.
§ Daftar
tilik tidak dapat digunakan untuk SPO yang kompleks.
§ Daftar
tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SPO,
bukan untuk menggantikan SPO itu sendiri.
(1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik
Langkah
awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prsedur yang
membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya
· Gambarkan
flow-chart dari prosedur tersebut,
· Buat
daftar kerja yang harus dilakukan,
·
Susun urutan kerja
yang harus dilakukan,
· Masukkan
dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
· Lakukan
uji-coba,
· Lakukan
perbaikan daftar tilik,
· Standarisasi
daftar tilik.
Daftar
tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap
SPO dalam langkah- langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.
Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 %
Σ Ya+Tidak
(2) Evaluasi
isi SPO.
(a) Evaluasi
SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh
masing-masing unit kerja.
(b) Hasil
evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan, atau SPO tersebut perlu
diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian atau
seluruhnya.
(c) Perbaikan/
revisi perlu dilakukan bila :
· Alur
SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
· Adanya
perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan,
· Adanya
perubahan organisasi atau kebijakan baru,
· Adanya
perubahan fasilititas
(d) Pergantian
kepala Puskesmas, bila SPO memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu
direvisi.
F.
Pengendalian
Dokumen dan Rekam implementasi.
1. Pengertian
dokumen adalah: Semua
dokumen yg harus disiapkan Puskesmas/FKTP yang merupakan regulasi internal yang
berlaku di Puskesmas/FKTP. Dokumen tersebut disusun disesuaikan dengan
persyaratan yang diminta oleh standar Akreditasi.
2. Rekam
implementasi adalah: dokumen yang
menjadi bukti obyektif dari kegiatan
yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan Puskesmas/FKTP dalam
melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan.
3. Pengendalian
dokumen dan rekam implementasi adalah: sistem penomoran dan sistem penyimpanan
dokumen dan rekam implementasi. Pengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan
oleh standar akreditasi meliputi:
a. Menyetujui
dokumen untuk kecukupan sebelum terbit,
b. Menelaah
dan memperbaharui jika diperlukan, dan persetujuan pemebrlakukan ulang dokumen,
c. Memastikan
bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,
d. Memastikan
bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia ditempat
pengguna,
e. Memastikan
bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi,
f. Memastikan
bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi
yang penting untuk perencanaan dan operasional sistem manajemen mutu
diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan,
g. Mencegah
penggunaan tidak sengaja dokumen kadaluwarsa dan untuk menerapkan identifikasi
yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun.
Catatan/rekam
implementasi sebagai bukti pelaksanaan
kegiatan juga harus dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SPO
terdokumentasi untuk mendefinikan pengendalian yang diperlukan untuk
identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan
permusnahan. Catatan/rekam implementasi harus dapat terbaca, segera dapat
teridentifikasi dan dapat diakses kembali.
Untuk
memperjelas dokumen areditasi Puskesmas/FKTP dilengkapi dengan contoh- contoh
dokumen sebagai lampiran dari pedoman ini.
G. Penataan Dokumen.
Untuk
memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP dikelompokan
masing- masing bab/kelompok pelayanan/UKM dengan diurutkan setiap urutan
kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan.
No comments:
Post a Comment