SIKLUS
PERBAIKAN MUTU
Untuk mewujudkan Continous Quality Improvement (CQI) dibutuhkan metode untuk
perbaikan mutu pelayanan kesehatan di FKTP. Model PDCA merupakan siklus hidup
yang dapat digunakan sebagai upaya perbaikan mutu yang berkelanjutan. PDCA merupakan
singkatan dari Plan – Do – Check – Act (Perencanaan – Pelaksanaan – Periksa –
Aksi).
1 .Perencanaan (Plan)
Perencanaan artinya merencanakan tujuan dan
proses yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan tujuan yang
ditetapkan. Tahap ini memiliki focus pada peningkatan yang spesifik dengan
menjalankan langkah-langkah berikut.
Langkah 1: Identifikasi hasil dan pelayanan kesehatan sesuai
harapan pasien
Dalam langkah ini FKTP merumuskan tujuan
hingga output sesuai kebutuhan dalam memaksimalkan pelayanan kesehatan. Hal ini
bisa dilakukan dengan merumuskan apa yang menjadi tujuan/target FKTP, siapa
yang terlibat atau siapa yang diuntungkan, perubahan apa yang diharapkan, dan
bagaimana kondisi saat ini. FKTP dapat melakukan diskusi kelompok dengan pasien
dan anggota keluarga pasien untuk mengidentifikasi kualitas pelayanan FKTP.
Selanjutnya FKTP melakukan survei kepada
pasien tentang pelayanan kesehatan yang diberikan dengan kesimpulan apakah
pelayanan yang diberikan memuaskan, biasa saja, atau buruk. Setiap 3 bulan
sekali FKTP membuat grafik gambaran hasil survei untuk mengetahui berapa
persentasi pasien yang menilai pelayanan memuaskan, biasa saja, dan buruk.
Gambaran hasil survei bisa dibuat dalam bentuk diagram seperti di bawah
ini:
Gambar 6.3 Contoh Hasil Survei Kepuasan Pelanggan 3 Bulanan
Setelah dilakukan diskusi kelompok dan survei
terhadap pasien dan keluarganya, pemimpin FKTP menilai mana yang menjadi
kelemahan FKTP yang masih dianggap kurang memuaskan dalam memberikan pelayanan
menurut pasien. Pemimpin FKTP juga harus mampu memotivasi tim/anggota/petugas
di FKTP untuk bekerja bersama karena semua bagian memiliki keterkaitan satu
sama lain dalam memberikan pelayanan kepada pasien, mulai dari bagian administrasi
dan pendaftaran, bagian pelayanan, pemberian obat, dan sebagainya.
Langkah 2: Mendeskripsikan proses pelayanan kesehatan yang
berjalan saat ini
Setiap anggota FKTP membuat gambaran tentang
proses yang selama ini dilakukan dalam memberikan pelayanan kepada pasien.
Masing-masing bagian di FKTP menggambarkan proses yang mereka lakukan dalam
bentuk flowchart kegiatan pelayanan kesehatan mulai dari input – proses –
output, bukan hanya untuk bisa mendeskripsikan bentuk pekerjaan yang dilakukan
dengan jelas lengkap dengan nama penanggung jawab dari setiap proses dalam
flowchart tersebut. Kadang selama ini kita melakukan pekerjaan tanpa
standar/ketentuan alur yang jelas, sehingga ketika flowchart dibuat kita
menyadari bahwa kita bisa meningkatkan atau bahkan mengubah proses yang selama ini berjalan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan.
Langkah 3: Pengumpulan data dan analisis
Pada langkah 2 kita sudah membuat flowchart yang secara tidak langsung
juga menunjukan data apa yang bisa dikumpulkan dari proses pelayanan kesehatan
yang dilakukan serta bagaimana cara mendapatkan data tersebut. Sebagai contoh, ada kasus dimana pasien pulang
tanpa mendapat penjelasan tentang kondisi kesehatannya, maka dari flowchart
yang ada kita bisa melihat tahap atau bagian mana saja di FKTP yang dilalui
pasien tersebut. Kita bisa mengetahui siapa saja yang ditemui pasien mulai dari
datang hingga pulang serta hal-hal apa saja yang dibahas dalam setiap bagian.
Flowchart juga dapat digunakan sebagai landasan untuk pengukuran data. Alat
yang digunakan daalam pengumpulan data dapat berupa checksheet, log, survei,
trend chart, histogram, pareto, dll.
Langkah 4: Fokus pada peluang peningkatan mutu
Pilih salah satu permasalahan yang dianggap
prioritas untuk diselesaikan sesuai dengan kebutuhan yang mendesak dan sumber
daya yang dimiliki FKTP.
Langkah 5: Identifikasi akar penyebab masalah
Untuk memudahkan identifikasi akar masalah,
yang diharus dilakukan pertama kali adalah mencari segala kemungkinan penyebab
masalah tersebut. Kemudian dari semua kemungkinan yang ada, dilakukan test atau
pengukuran untuk mengetahui penyebab masalah yang paling potensial menimbulkan
masalah. Setelahnya kita dapat menentukan apa yang menjadi akar penyebab
masalah.
Sebagai contoh, misalnya ada masalah bahwa
pasien kurang paham tentang ketentuan minum obat. Kita dapat mencari beberapa
kemungkinan penyebab masalah kemungkinan 1) penjelasan yang kurang baik dari
petugas kesehatan, kemungkinan 2) pasien memang kurang bisa memahami penjelasan
petugas kesehatan, kemungkinan 3) pasien lupa. Test bisa dilakukan dengan
menghubungi pasien ketika ia sampai rumah dan menanyakan ketentuan minum obat
yang dibawa pulang, dari hasil test tersebut ternyata diketahui bahwa pasien
lupa, ia sudah memahami ketentuan minum obat saat dijelaskan petugas kesehatan
di FKTP namun ketika sampai di rumah pasien lupa. Maka dapat disimpulkan akar
penyebab masalah pasien kurang paham tentang ketentuan minum obat adalah karena
lupa.
Langkah 6: Mencari dan memilih penyelesaian masalah
Identifikasi peluang perbaikan terhadap cara
untuk peningkatan pelayanan kesehatan. kumpulkan semua bentuk kemungkinan untuk
menjadi solusi atas permasalahan yang ada.
·
Cari
solusi-solusi yang kreatif dan inovatif, terlebih jika FKTP terdiri dari tim
sehingga menggali kemungkinan solusi menjadi semakin luas
·
Diskusikan
dengan tim dengan cara brainstorming, FGD, interview staf.
·
Buat matriks
untuk semua kemungkinan solusi yang ada, pertimbangkan kelebihan dan kekurangan
dari masing-masing solusi yang ada serta menilai kemungkinan terbesar untuk
dilaksanakan
1.2 Pelaksanaan (Do)
Pelaksanaan artinya melakukan perencanaan
proses yang telah ditetapkan sebelumnya. Kita harus melakukan tahap ini
sesegera mungkin, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin
terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak. Dalam tahap ini,
dilakukan dengan menyusun aksi pilot
project untuk melakukan perbaikan mutu. Pilot project diselenggarkan dalam
skala kecil dan waktu yang tidak lama (3 – 6 bulan). Dalam langkah ini, tim
melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses
pelaksanaan dalam skala kecil (proyek uji coba). Mengacu pada penerapan dan
pelaksanaan aktivitas yang direncanakan sesuai langkah berikut.
Langkah 7: Memetakan pilot project (uji coba)
Rencana uji coba diawali dengan melakukan
pemetaan, dengan cara:
·
Buat rencana
yang matang untuk bisa mengeksekusi pelaksanaan uji coba, mulai dari persiapan
budget/anggaran, SDM, hingga teknik atau metode ui coba
·
Pilih
orang-orang yang tepat untuk terlibat dalam uji coba, yaitu orang-orang yang
memiliki pemikiran terbuka, mau berubah menjadi lebih baik, dan mau bekerja
lebih untuk memberikan pelayanan kesehatan yang optimal
·
Buat plan of
action yang terdiri dari daftar kegiatan yang akan dilakukan, perkiraan waktu
pelaksanaan, serta nama penanggung jawab dari setiap kegiatan
·
Tentukan metode
untuk memonitor pelaksanaan uji coba, siapa yang akan memonitor dan kapan
pelaksanaan monitoring harus ditentukan di awal dengan jelas.
Tabel 6.1 Contoh Tabel Pemantauan Pelaksanaan Uji Coba
No
|
Kegiatan
|
Waktu Pelaksanaan
|
Penanggung Jawab
|
||
Pekan 1
|
Pekan 2
|
Pekan …
|
|||
Langkah 8: Implementasi pilot
project
Implementasi pelaksanaan uji coba dilakukan
selama 3 – 6 bulan. Ketika ini sudah dilakukan dengan baik, pekerjaan belum
selesai, beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
·
Banyak yang akan
menyimpulkan bahwa pengalaman tidak akan berguna jika tidak dilakukan sesuai
rencana
·
Mengenalkan dan
mengajak tim untuk berubah merupakan hal yang sulit karena orang pada umumnya
susah untuk mengubah kebiasaan dan enggan untuk keluar dari rutinitas yang
menjadi zona nyaman selama ini
·
Bangun sistem
monitoring dan control dengan ketat untuk uji coba ini karena apa yang terjadi
dalamuji coba adalah gambaran dalam pelaksanaan pelayanan kesehatan yang
diharapkan, jangan mudah mengatakan gagal sebelum melakukan test dan analisis
uji coba secara mendalam
·
Saat pelaksanaan
uji coba, pastikan pemimpin (atau pihak yang bertanggung jawab memonitoring
pelaksanaan uji coba) rutin bertemu dan berdiskusi dengan penanggung jawab di
setiap tahap uji coba untuk melakukan observasi dan konfirmasi rencana
perubahan proses pelayanan kesehatan di FKTP
1.3 . Periksa (Check)
Langkah 9: Evaluasi hasil
Untuk memahami dampak internal dan eksternal pelaksanaan uji coba
dapat dilakukan dengan evaluasi berupa diskusi kelompok (Focus Group
Discussion, FGD) dan survei untuk mengetahui persepsi pasien. Verifikasi kegiatan uji coba dengan menilai
proses dan outcome yang ada sesuai dengan indikator yang ditentukan di awal.
Berikut contoh alat yang bisa digunakan dalam proses evaluasi hasil:
Tabel 6.2 Contoh Tabel Evaluasi Hasil 1
No
|
Masalah
|
Waktu Ditemukan
|
Total
|
||
Pekan 1
|
Pekan 2
|
Pekan …
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tabel
6.3 Contoh Tabel Evaluasi Hasil 2
Tipe Masalah
|
Waktu kejadian
|
|||||||
Jan
|
Feb
|
Mar
|
Apr
|
Mei
|
…
|
Nov
|
Des
|
|
Kesalahan pendataan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lama waktu tunggu pasien
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Staf tidak sesuai prosedur
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Langkah 10: Buat kesimpulan
Ada tiga kemungkinan dari hasil uji coba yang dilakukan, yaitu:
·
Hasil uji coba
cukup menjanjikan, tetapi harus menemukan metode perubahan terbaik di FKTP
·
Hasil uji coba
gagal, maka FKTP harus melakukan analisis ulang untuk menemukan solusi masalah
yang ada
·
Hasil uji coba
berjalan dengan baik di FKTP sehingga bisa terus dilakukan sebagai langkah awal
menuju perubahan
Pertanyaan yang dapat membantu dalam proses pembuatan kesimpulan:
·
Apakah perubahan
yang terjadi nantinya akan meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan di FKTP?
·
Apa saja
keuntungan yang akan didapat dari peningkatan kualitas pelayanan kesehatan di
FKTP?
·
Apa saja
pengorbanan (cost) yang harus dikeluarkan untuk peningkatan kualitas pelayanan
kesehatan di FKTP?
·
Apa yang perlu
distandarisasi untuk memodifikasi proses pelayanan kesehatan berjalan?
o Bagaimana caranya?
o Apa saja sumber daya yang dibutuhkan?
o Buat jadwal (spare waktu) untuk masa transisi
Dalam
pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi
proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi. Teknik yang digunakan
adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka
disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka
cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas. Mengacu pada
verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan
perbaikan yang diinginkan.
1.4 . Aksi (Act)
Aksi artinya melakukan evaluasi total
terhadap tujuan dan proses serta menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan.
Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum
sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Tahap aksi ini sangat penting
artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan
selanjutnya. Di tahap ini kita melakukan apa yang dibutuhkan untuk
melakukan perubahan positif dalam proses keseharian pelayanan pasien sampai
pada akhirnya kita bisa melakukan peningkatan dan/atau perbaikan dalam
pelayanan kesehatan.
Langkah 11: Standarisasi perubahan
Setelah uji coba dilakukan, buat standarisasi
perubahan dengan cara:
·
Gambarkan proses
baru dalam flowchart yang jelas dan mudah dipahami
·
Diskusikan
dengan orang-orang yang terlibat dalam proses standarisasi untuk
mempertimbangkan bagian lain yang mungkin akan mendapat dampak positif dari
perubahan yang akan dilakukan
·
Modifikasi
standar, prosedur, kebijakan, capaian/target, untuk menggambarkan proses
perubahan
·
Diskusikan dengan
semua staf FKTP tentang rencana perubahan
·
Berikan
penjelasan dan pelatihan kepada staf sesuai kebutuhan untuk melakukan perubahan
di FKTP
·
Bangun rencana
untuk mendukung orang-orang agar mau berubah, mulai dari fasilitas dan
lingkungan kerja di FKTP
·
Dokumentasikan
setiap tahap proses perubahan sehingga dapr dijadikan lesson kearn untuk senior
manager atau FKTP lain
Langkah 12: Monitor (pantau) untuk mencapai tujuan
Untuk memastikan bahwa rencana perubahan
berjalan sesuai yang diharapkan maka proses monitoring yang dilakukan pada
tahap ujicoba harus dilanjutkan untuk masa yang lebih panjang. Kegiatang
monitoring dapat dibuat secara berkala sebagai control atas perubahan yang
diharapkan.
1.5 . Indikator Siklus PDCA
Dalam menilai upaya pengendalian dan peningkatan mutu di
FKTP, pedoman ini menggunakan pendekatan yang dirumuskan oleh Avedis Donabedia
yaitu struktur, proses dan hasil.
“Struktur” didefinisikan sebagai karakteristik yang relatif menetap pada FKTP,
alat dan sumber daya, dan tatanan fisik serta organisasi di mana mereka
bekerja. “Proses” adalah rangkaian kegiatan yang berlangsung antara penyedia
layanan/petugas dan pasien. “Hasil” didefinisikan sebagai perubahan yang
terjadi pada status kesehatan pasien baik saat ini ataupun masa mendatang.
Tabel 6.4 Indikator Siklus PDCA
Pendekatan
|
Indikator
|
Struktur
|
·
Adanya tim mutu
·
Adanya uraian tugas tim
mutu
·
Adanya perlengkapan
komputer dan printer yang bisa digunakan
|
Proses
|
·
Adanya pertemuan tim yang
rutin dilaksanakan minimal sebulan sekali
·
Adanya kegiatan
identifikasi dan prioritisasi masalah terkait dengan mutu layanan kesehatan
di FKTP.
·
Adanya rumusan alternatif
penyelesaian masalah
·
Adanya rencana upaya
pengendalian dan peningkatan mutu di FKTP setiap bulan
·
Terlaksananya upaya
pengendalian dan peningkatan mutu di FKTP setiap bulan
|
Hasil
|
·
Adanya keterkaitan antara
prioritisasi masalah dan rencana perbaikan
·
Adanya kesesuaian antara
pelaksanaan upaya pengendalian dan peningkatan mutu dengan rencana perbaikan
yang disusun
·
Peningkatan kepuasan
pelanggan internal
·
Peningkatan kepuasan
pelanggan eksternal
|
Sumber : Donabedian, Avedis. Exploration in quality assessment and monitoring volume 1: the
definition of quality and approaches to its assessment. Health
Administration Press. Michigan. 1980
Contoh
Kasus menggunakan metode PDCA:
MENURUNKAN
LAMA WAKTU TUNGGU
DI
APOTIK PUSKESMAS PURWAKARTA TAHUN 2015
PLAN
Langkah 1: Identifikasi hasil dan pelayanan kesehatan sesuai
harapan pasien
Tim peningkatan mutu Puskesmas Purwakarta
melakukan diskusi (brainstorming) dengan
Kepala Puskesmas Purwakarta, Kepala Poli Gigi, Kepala Perawatan Balai
pengobatan, bidan KIA, petugas obat, petugas pendaftaran, perawatan BP, petugas
laboratorium, dan juru imunisasi mengenai permasalahan yang ada di Puskesmas
dalam proses pelayanan kesehatan. Dari hasil diskusi diketahui informasi
beberapa masalah pelayanan kesehatan yang ada, yaitu:
1. Pasien menumpuk di loket pendaftaran, apotik, dan ruang
pemeriksaan
2.
Jumlah kunjungan
yang cukup banyak sedangkan ruang tunggu kurang memadai
3.
Lamanya waktu
tunggu pasien di Apotik dalam pengambilan obat
4.
Di bagian
laboratorium tidak ada ruang tunggu untuk pasien yang mengantri mendapat
pelayanan laboratorium
5. Lamanya waktu tunggu pasien mulai dari pendaftaran sampai pasien
mendapat obat yaitu sekitar dua jam
Untuk memiliki masalah pelayanan yang
dianggap paling penting untuk segera diperbaiki, dilakukan proses pemberian
nilai terhadap masalah yang ada oleh petugas kesehatan.
Tabel 7.1 Kategori Penilaian
Masalah
Nilai
|
Makna
|
Nilai
|
Makna
|
1
|
Sangat tidak penting
|
6
|
Cukup penting
|
2
|
Tidak Penting
|
7
|
Penting
|
3
|
Kurang penting
|
8
|
Penting sekali
|
4
|
Tidak begitu penting
|
9
|
Sangat penting
|
5
|
Agak penting
|
10
|
Sangat penting sekali
|
Tabel 7.2 Penilaian Bobot Masalah
oleh Petugas Kesehatan
Nomor masalah
|
Pendapat petugas kesehatan
|
Jumlah
|
|||||||||
A
|
B
|
C
|
D
|
E
|
F
|
G
|
H
|
I
|
J
|
||
Masalah 1
|
7
|
5
|
8
|
7
|
8
|
6
|
6
|
7
|
7
|
8
|
69
|
Masalah 2
|
6
|
6
|
5
|
8
|
7
|
5
|
4
|
4
|
3
|
6
|
54
|
Masalah
3
|
7
|
8
|
6
|
8
|
7
|
8
|
9
|
8
|
7
|
8
|
76
|
Masalah 4
|
5
|
6
|
7
|
5
|
4
|
5
|
7
|
7
|
6
|
8
|
60
|
Masalah 5
|
7
|
4
|
5
|
7
|
8
|
7
|
5
|
8
|
6
|
8
|
65
|
Langkah 2: Mendeskripsikan proses pelayanan kesehatan yang
berjalan saat ini
Gambar 7.1 Alur pelayanan apotik
di Puskesmas Purwakarta
Langkah 3: Pengumpulan data dan analisis
Berdasarkan pembobotan masalah yang ada di
Puskesmas didapatkan hasil bahwa “lamanya waktu tunggu pasien di Apotik” sebagai
masalah yang dianggap prioritas untuk diperbaiki.
Gambar 7.2 Lama waktu tunggu
pelayanan kesehatan di Puskesmas Purwakarta
Selain itu fakta bahwa dari seluruh layanan
kesehatan yang diberikan selama 2 jam, waktu tunggu pasien di aportik adalah
pelayanan yang paling lama yaitu 29,6 menit, setelah lama di bagian pendaftaran
22,7 menit dan di bagian BP 15,03 menit.
Langkah 4: Fokus pada peluang peningkatan mutu
Petugas kesehatan di Puskesmas Purwakarta
memilih masalah prioritas untuk diperbaiki sebagai upaya peningkatan mutu,
yaitu menurunkan lama waktu tunggu di Apotik Puskesmas Purwakarta.
Langkah 5: Identifikasi akar penyebab masalah
Dari permasalahan waktu tunggu pasien di
Apotik Puskesmas Purwakarta, dilakukan penelusuran akar penyebab masalah. Hal
ini dilakukan dengan metode Fishborne
Diagram atau yang juga dikenal dengan Diagram Ishikawa.
Langkah 6: Mencari dan memilih penyelesaian masalah
Setelah diketahui akar permasalahan penyebab
lamanya waktu tunggu pasien di Apotik Puskesmas Purwakarta, Tim peningkatan
mutu selanjutnya mencari beberapa solusi sebagai rencana perbaikan masalah,
yaitu:
Tabel 7.3 Rencana Penyelesaian
Masalah
Klasifikasi Penyebab
|
Masalah
|
Rencana Perbaikan
|
Manusia
|
Kurangnya pengetahuan petugas
Apotik
|
Memberikan pelatihan kepada
petugas tentang pengelolaan obat
|
Metode
|
Tidak ada SOP
|
Pembuatan dan sosialisasi SOP
|
Susunan obat tidak teratur
|
Penyusunan ulang tata kelola
obat
|
|
Sarana
|
Loket hanya satu
|
Pemisahan loket penerimaan
resep dan penyerahan obat
|
Kaca loket tidak transparan
|
Mengganti kaca loket menjadi
transparan
|
|
Tidak tersedia nomor urut
|
Pemberian nomor urut pasien
|
|
Kemasan obat tidak lengkap
|
Pengadaan etiket dan label obat
|
DO
Langkah 7: Memetakan pilot project (uji coba)
Setelah membuat rencana perbaikan, tim
peningkatan mutu Puskesmas membuat peta pelaksanaan pilot project (uji coba)
untuk diimplementasikan di Puskesmas. Pemetaan uji coba ini dilakukan dengan
menentukan bentuk perbaikan, estimasi biaya, waktu pelaksanaan, dan nama
penanggung jawab.
Tabel 7.4. Rencana perbaikan
Puskesmas Purwakarta
Rencana Perbaikan
|
Waktu & Tempat
|
Biaya
|
Penanggung Jawab
|
Memberikan pelatihan kepada
petugas tentang pengelolaan obat
|
4 Januari 2005 di Puskesmas
|
Rp.120.000,-
|
dr. Yulianita
|
Pembuatan dan sosialisasi SOP
|
27 Desember 2004 – 4 Januari
2005 di Puskesmas
|
Rp.100.000,-
|
drg. Nani Wahyuning
|
Penyusunan ulang tata kelola
obat
|
5 Januari 2005 di Puskesmas
|
Rp.0,-
|
Marta
|
Pemisahan loket penerimaan
resep dan penyerahan obat
|
27 Desember 2004
|
Rp. 150.000,-
|
Novi
|
Mengganti kaca loket menjadi
transparan
|
27 Desember 2004
|
Rp.300.000,-
|
Susi
|
Pemberian nomor urut pasien
|
27 Desember 2004
|
Rp. 200.000,-
|
Misnani
|
Pengadaan etiket dan label obat
|
27 Desember 2004
|
Rp.56.000,-
|
Marta
|
Langkah 8: Implementasi pilot
project
Pelaksanaan kegiatan pilot project dilakukan selama
kurang lebih 2 bulan mulai dari persiapan hingga pelaksanaan, yaitu mulai Desember
2004 – Januari 2005. Perbaikan yang memerlukan waktu agak lama seperti
pemisahan loket, penggantian kaca transparan dimulai sejak 27 Desember 2004,
namun secara keseluruhan kegiatan perbaikan banyak dilakukan di hari Selasa, 4
Januari 2005.
Dalam penerapan SOP baru, secara garis besar tidak ada
hambatan yang dialami oleh tim karena secara umum SOP yang dibuat tidak merubah
total sistem pelayanan yang sudah berjalan selama ini.
Dalam pembuatan nomor urut, petugas Apotik harus
menjelaskan kepada pasien bahwa nomor urut yang ada di loket apotik berbeda
dengan nomor urut yang di dapat di bagian pendafataran sehingga pasien harus
mengambil nomor urut baru ketika sampai di apotik Puskesmas.
CHECK
Langkah 9: Evaluasi hasil
Tim melakukan evaluasi terhadap hasil
perbaikan yang dilakukan setelah dilakukan uji coba selama kurang lebih 3
bulan. Tim melakukan evaluasi setelah proses berjalan 1 bulan dengan tujuan
untuk memberikan kesempatan proses perbaikan berjalan sesuai dengan yang
diharapkan. Dari hasil evaluasi tersebut didapatkan hal-hal berikut:
1. Tidak lagi terjadi penumpukan pasien di depan loket Apotik baik
untuk pemberian resep maupun pengambilan obat
2.
Petugas sudah
lebih mudah mencari obat sehingga pelayanan lebih cepat
3. Proses pelayanan obat sudah berjalan sesuai SOP dimana alur resep
berjalan satu arah First In First Out
(FIFO)
Langkah 10: Buat kesimpulan
Dari pemantauan tim perbaikan mutu Puskesmas
diketahui bahwa ternyata pelayanan obat di Apotik dengan menggunakan metode
satu arah menjadi faktor paling dominan dalam perbaikan mengurangi waktu tunggu
pasien di Apotik. Dimana pasien yang pertama kali datang memberikan resep obat
ke Apotik adalah pasien yang lebih dahulu dilayani dan menerima obat sehingga
penumpukan pasien dapat dihindari.
Dari observasi yang dilakukan, diketahui
bahwa lama waktu tunggu pasien di Apotik setelah adanya uji coba berkurang 5
menit menjadi sekitar 17,5 menit dari sebelumnya 29,6 menit.
ACT
Langkah 11: Standarisasi perubahan
Implementasi yang telah diujicobakan dalam
tahap sebelumnya, memiliki hasil evaluasi uji coba. Jika hasil uji coba dinilai
baik, maka implementasi tersebut dapat digunakan dalam kegiatan Puskesmas
sehari-hari. Oleh karenanya dibutuhkan sebuah dokumen yang dilegalkan oleh
pihak berwenang. Misalnya dalam contoh kasus di atas, hasil implementasi yang
ada dapat diajukan untuk membuat SK Kepala Puskesmas sehingga menjadi landasan
petugas Puskesmas untuk berani mengambil tindakan terhadap pasien.
Langkah 12: Monitor (pantau) untuk mencapai tujuan
Setelah konsep perubahan telah dilegalkan
(distandarisi) dalam bentuk kebijakan di tingkat Puskemas, maka hasil evaluasi pada
tahap DO bahwa perubahan ini dapat diaplikasikan di puskesmas dalam waktu yang
lebih lama untuk melihat perubahan. Dapat dilakukan monitoring dan evaluasi
setiap beberapa bulan sekali.
No comments:
Post a Comment